Najefektywniejsze wykorzystanie czasu
Czasem nie da się zarządzać. Czas to fizyczna wielkość wektorowa, jeden z wymiarów, na który nie mamy wpływu. Ale zarządzanie sobą w czasie to już zupełnie inna sprawa. Najprościej rzecz ujmując chodzi o najefektywniejsze wykorzystanie czasu, który mamy do dyspozycji.
Codzienne doświadczenie pokazuje nam, że są ludzie, którzy są wiecznie zajęci i na nic nie mają czasu oraz tacy, którzy przy ogromnym obłożeniu obowiązkami potrafią znaleźć czas na przyjemności i relaks. Skąd te różnice, skoro wszyscy mamy do dyspozycji ten sam czas?
Siły na zamiary.
Nie można się oszukiwać i udawać, że nagle, szybko i nieodwracalnie wszystko może się zmienić w naszym życiu. Zmiany trzeba wprowadzać stopniowo, małymi krokami. Jeśli przez całe dotychczasowe życie czytaliśmy tylko w weekendy i tylko wieczorami to nie ma szans aby jednego dnia przestawić się na codzienne czytanie w południe. Każda zmiana potrzebuje czasu. Jest on potrzebny między innymi po to, aby przyswoić sobie już dokonane zmiany. Zmiana o 180 stopni na wszystkich możliwych frontach zazwyczaj jest niemożliwa, jeśli już to najczęściej nietrwała.
Karanie.
Potknięcia i pomyłki zdarzają się każdemu. Nikt nie jest od nich wolny i nie powinniśmy się karać za błędy. Są one potrzebne, bo dzięki nim wyciągamy wnioski. Może to, co chcemy zmienić w swoim życiu jest za trudne, może jest zupełnie niepotrzebne. A może po prostu daliśmy sobie na to zbyt mało czasu. Potknięcia i świadomość niepowodzenia pełnią w naszym życiu tę samą rolę co ból. Nie są niczym przyjemnym, ale ostrzegają przed czymś poważnym. Są ważnym sygnałem.
Kartka i ołówek.
Najprostszy zestaw narzędzi a potrafi czynić cuda. Na kartce zapiszmy sobie wszystkie stałe rzeczy, które mamy do zrobienia. Podliczmy, ile czasu naprawdę nam zajmuj ą. Z prostego rachunku wyjdzie nam, jak wiele czasu tracimy „na nic”. W ciągu dnia to może być nawet ok. 2-3 godzin. I jest to czas, którego już nie odzyskamy. Wyobraźmy sobie, co stałoby się z naszym życiem gdybyśmy te 2 godziny dziennie wykorzystali na naukę obcego języka… Gdzie bylibyśmy z naszym biznesem po roku nauki np. węgierskiego albo chińskiego…? A wystarczy „tylko” lepiej zorganizować swój czas.
Analiza.
Spróbujcie przez minimum 2 tygodnie zapisywać w notatniku, co robiliście danego dnia z dokładnością co 15 min. To czasochłonne (nomen omen) zajęcie, ale bez niego nie mamy szans na jakąkolwiek zmianę naszych nawyków związanych z czasem. Po dwóch tygodniach przeczytajcie dok ładnie, co robiliście a zobaczycie, jak wiele czasu zostało zmarnowane.
Podstępny złodziej.
W analizie zobaczycie też pozycje, które umownie można nazwać „złodziejami czasu”. Nie mówię tutaj o koniecznym wypoczynku, spotkaniach z rodziną i przyjaciółmi. Dla higieny naszego życia takie rzeczy są absolutnie konieczne. Chodzi mi o bezsensowne sprawdzanie poczty e-mail, odświeżania wpisów na FB, przeglądanie memów na portalach. Jeśli za każdym razem, kiedy przyjdzie Wam ochota sprawdzić pocztę w sytuacji, w której nie czekacie na arcyważny list zrobicie w zamian 10 przysiadów – karnet na siłownię stanie się zbędny a mężczyźni nie będą mogli oderwać wzroku od naszych figur.
„Nobody’s perfect!”
W dążeniu do wyznaczonego celu trzeba się wystrzegać dążenia do doskonałości. Choćby dlatego, że nikt nie jest doskonały. A poza tym za niezrealizowanie celu często mamy ochotę karać siebie samych (patrz wyżej) a wiadomo, że skoro nie jesteśmy doskonali to i potknięcia się przydarzą.
Dobrze sformułowany cel określa zasada SMART:
S (specific – konkretny, simple – prosty) – musimy wiedzieć, do czego dążymy;
M (measurable – mierzalny, meaningful to yoy – mający znaczenie dla Ciebie) – musimy mieć sposób, aby określić dokładnie, kiedy cel zostanie osiągnięty;
A (achievable – osiągalny, as if now – dzieje się teraz, all areas of your life – dotyczący wszystkich dziedzin twojego życia) -cel musi być możliwy do spełnienia;
R (realistic – rzeczywisty, responsible – odpowiedzialny, ecological – ekologiczny) – osadzony w rzeczywistości;
T (timed – zaplanowany, toward what you want – ukierunkowany na to czego chcesz) – określony co do czasu;
Wyznaczone przez nas cele dzielimy na trzy kategorie:
strategiczne – długoterminowe, na 3-5 lat, one wyznaczają nam kierunek działania;
taktyczne – krótkoterminowe, na kilka miesięcy, one wyznaczają nam rozwiązania;
operacyjne – bieżące, na najbliższe dni, tydzień, one dają konkretne działania.
Tu oczywiście jest miejsce na określenie priorytetów. Do tego świetnie nadaje się Macierz Eisenhowera, o której pisałam wcześniej:
